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Encore trop peu répandue dans les démarches des entreprises privées, la création d’appels d’offres est négligée. C’est pourtant vous assurer de choisir l’entreprise qui correspond le mieux à vos besoins et de réaliser vos projets rapidement et efficacement.  Sélectionnez l’entreprise qu’il vous faut selon des critères prédéfinis et gagnez du temps. Nous vous expliquons en quelques étapes comment préparer un appel d’offre dans le cas d’une conception ou d’une refonte de site internet ou boutique en ligne

 

Un appel d’offres, c’est quoi ?

Une rencontre entre l’offre et la demande

Un appel d’offres est une procédure par laquelle un acheteur potentiel demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à la formulation détaillée (cahier des charges) de son besoin de produit, service ou prestation.

En fonction de différents critères établis dans ce cahier des charges, l’entreprise pourra mettre en concurrence différentes entreprises prestataires et choisir le meilleur compromis

 

Maximiser la satisfaction de ses besoins

Traditionnellement utilisés par les agences gouvernementales et les grandes entreprises, les appels d’offres se démocratisent dans le domaine privé et constituent le meilleur moyen d’identifier l’agence qui répondra le mieux à vos besoins. 

Lorsque vous faites un appel d’offres pour une agence web, vous pouvez vous attendre à des soumissions précises et sur mesure, comme l’agence à une meilleure compréhension de vos besoins, de vos attentes et de vos objectifs.

On vous conseille également de faire participer à l’élaboration de l’appel d’offres, plusieurs membres stratégiques de votre équipe. Si un membre de chaque département, en fonction de son expertise, vérifie la partie portant sur sa spécialisation, alors on s’assure que tous les aspects de l’appel d’offres sont satisfaits. 

 

Les principaux éléments d’un appel d’offres

Présenter votre entreprise

Historique

Dans cette première section, consacrée à votre entreprise, il s’agit de vous présenter auprès de vos potentiels prestataires. Il est d’usage d’introduire l’entreprise en relatant son historique, sa raison d’être (mission) et ses valeurs. 

Raisons de la refonte

Vous devez ensuite indiquer les raisons de la refonte ou création web. Votre site web est lent, désuet et ne correspond plus à vos attentes ? Vous avez besoin de moderniser votre univers graphique et votre image de marque ? Vous vous lancez dans le e-commerce ou souhaitez développer davantage vos ventes ? Il est important de l’indiquer pour que les agences qui reçoivent votre appel d’offres, comprennent vos motivations. Ces dernières vont agir directement sur les aspects techniques de la refonte web. 

Contexte actuel

Dans quel contexte se situe votre entreprise présentement ? Connaît-elle une période de croissance, une transformation, un changement ? Il est essentiel de donner ces informations à vos futurs candidats pour qu’ils aient conscience de l’enjeu pour votre entreprise et vers quoi vous vous en allez. 

Objectifs principaux de la refonte

Les objectifs souhaités pour la refonte de votre site web doivent être sélectionnés stratégiquement. Pour vous aiguiller dans la détermination de ces objectifs, nous vous proposons des exemples courants dans les appels d’offres et les offres de soumissions des agences web. 

  • Augmentation du rayonnement de l’entreprise dans certains marchés 
  • Développer une image de marque plus forte ou différente  
  • Augmenter son taux de conversion : ventes, ODS, trafic sur certaines pages
  • Développer ses ventes en ligne via des plateformes e-commerce

Déterminez votre propres objectifs et rappelez vous que la liste doit être exhaustive car elle va influencer le développement de votre site. 

 

Responsabilités des parties

Il faut déterminer les éléments pour lesquels les fournisseurs vont devoir répondre à l’appel. Le terme de refonte et de ce qu’il entend peut sembler vague, il est alors important de fixer les responsabilités dont chaque partie à la charge. 

  • Conception des maquettes
  • Rédaction des contenus web
  • Traduction des contenus web
  • Configuration des plateformes
  • Développement web
  • Design web
  • Intégration des contenu de base (texte et balises)
  • Optimisation du SEO
  • Intégration du CMS
  • Hébergement du site
  • Mise à jour et entretien

 

Échéancier

Un appel d’offre doit absolument être défini dans le temps à partir de la date d’envoi auprès des prestataires, jusqu’à la date de réception des candidatures. 

  • Envoi de l’appel d’offre
  • Signification d’intérêt à effectuer une déposition
  • Remise de proposition par courriel
  • Attribution du mandat
  • Rencontre de lancement Kick-off
  • Back and forth
  • Livraison du site
  • Révision, dernières modifications et approbations
  • Mise en ligne.

 

Fonctionnalités détaillées

Afin de vous assurer de sélectionner l’agence qui correspond le mieux à vos besoins, vous devez préciser les fonctionnalités souhaitées pour votre site web ou boutique en ligne. 

Selon leur champ d’expertise, vous allez pouvoir faire un premier tri parmi les prestataires qui ont reçu l’appel d’offres. L’équipe de votre future agence web va également pouvoir cerner tout l’enjeu technique du site web et quelles fonctionnalités sont importantes pour vous.

  • Choix du CMS
  • Nombre de langues disponibles
  • Développement mobile
  • Gestion des clients
  • Intégration avec un CMS actuel
  • Nouveau plan de site s’il est déjà élaboré ou en cours d’élaboration.

Ces éléments vont permettre aux agences de cerner vos besoins techniques au niveau du développement web. 

 

Références

Dans cette partie, c’est à vos candidats de se présenter et de témoigner de leurs compétences pour répondre aux besoins de votre projet. 

Présentation du prestataire

Généralement, il faut commencer par une description de l’entreprise fournisseur. Il faut également présenter les membres de l’équipe amenés à travailler sur le projet (1 à 2 pages).

Portfolio des projets

Un portfolio des réalisations de l’agence doit être inséré avec les projets antérieurs (4 pages).

Solutions proposées

La ou les solutions technologiques envisagées et une justification du choix de la solution (1 page).

Évaluation des coûts

Un montage financier détaillant précisément les coûts (½ à 1 page).

Échéancier

Un échéancier complet d’implantation du projet afin de suivre son évolution. (½ à 1 page). 

 

Cibler les participants à votre appel d’offres

Votre appel d’offres est enfin prêt, vous n’avez plus qu’à le diffuser. Mais alors comment sélectionner une liste d’agences auxquelles l’envoyer ? Vous devez prioriser les entreprises susceptibles de répondre à vos besoins en vous renseignant au préalable. Généralement les expertises de ces entreprises sont rapidement identifiables dès la première page de leur site web. Nous verrons également que certains outils sont à votre disposition pour aiguiller votre décision. 

 

Vos besoins

Si votre refonte web concerne des éléments de design graphique, de tonalité de couleurs, de typographies, de style ou d’ambiance, vous devriez vous tourner vers une agence spécialisée dans le design et la conception web. Rien n’exclut que d’autres agences puissent satisfaire vos besoins car certaines demeurent polyvalentes, mais cela vous permettra d’éliminer les entreprises qui se mentionnent pas cette expertise sur leur site web.

Si vous souhaitez vous lancer dans le commerce en ligne, vous devez faire affaire avec des agences qui maîtrisent les plateformes e-commerce et pourront vous proposer des solutions clés en main et vous former à l’utilisation de ces dernières. Une boutique en ligne ne peut être confiée à n’importe quelle agence.

Enfin, si vous êtes passionnés par le développement web et les sites web avec une multitude d’intégrations dynamiques, vous devrez vous tourner vers une agence spécialisée en intégration technique et programmation pure et dure. Vous pourrez ainsi entrevoir les possibilités et vous assurer de ses compétences lorsqu’elle candidatera à l’appel d’offres

 

Plateformes 

Vous devez à présent choisir la ou les plateformes par lesquelles diffuser votre appel d’offres.

Si vous êtes une entreprise publique, il n’y a pas vraiment de questions à se poser, la réglementation encadre votre appel d’offres et se diffuse sur le site de SEAO.

De manière générale, vous pouvez passer par courriel, par des sites spécialisés ou par les réseaux sociaux. Des sites tels que le Grenier aux Nouvelles peuvent également vous servir de vitrine, mais cela convient plus particulièrement si vous êtes une grande entreprise.

Vous pouvez également vous rendre sur B2B Quotes, afin d’être mis en relation avec des fournisseurs qui paient afin d’apparaître sur la plateforme et se rendent ainsi visibles pour votre entreprise, c’est entièrement gratuit. Pour les médias sociaux, on privilégiera LinkedIn qui est parfaitement adapté au recrutement et à la diffusion de contenus professionnels. Facebook peut également constituer un excellent moyen de rejoindre vos cibles grâce au nombre d’inscrits, il reste le média le plus utilisé à échelle internationale. 

 

Outils de sélection

Des outils de sélection sont aussi là pour vous aider. En parallèle à votre benchmark et vos recherches, vous pouvez si vous cibler des agences de la province, vous rendre sur le site d’Agences Web du Québec. Ce répertoire regroupe toutes les agences du Québec selon leur champ d’expertise. Avec les différents filtres de recherche, il peut vous permettre de gagner du temps dans votre sélection de prestataires potentiels. 

 

Sélectionner l’agence web avec laquelle vous allez faire affaires

Il est maintenant venu le temps de choisir l’entreprise qui a remporté votre appel d’offres ! Celle qui correspond le mieux à vos besoins et avec qui vous avez la preuve que le projet va bien se passer. 

 

Entretien

En visioconférence ou par appel, effectuez des entretiens pour clarifier certains points du dossier de candidature et parler de vive voix avec les agences. Il est important de ne pas se limiter aux dossiers de réponses que vous recevez et d’aller à la rencontre de vos éventuels futurs partenaires. Pour vous préparer à l’entrevue, il est préférable d’avoir avec vous :

  • une liste de questions préalables 
  • la grille des critères d’évaluation

 

Grille d’évaluation

Composée des critères d’évaluation, de la valeur attribuée à chacun des critères et d’un espace pour vos commentaires, la grille constitue l’outil ultime pour prendre votre décision. Vous pourrez évaluer chacun des points ci-dessous et noter chaque critère selon la valeur que vous lui aurez au préalable attribué.

 

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Vous voilà maintenant prêt à rédiger un appel d’offres attractif et méticuleux pour recevoir des candidatures pertinentes! On le rappelle, prévoir du temps pour constituer cette démarche est un excellent moyen de s’assurer de trouver un prestataire qui saura répondre à vos besoins et ceux de votre projet web. Grâce à votre évaluation, vous pourrez distinguer une agence qui sort du lot et qui constitue le match parfait pour votre projet d’affaire.

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