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Encore trop peu répandu dans les démarches des entreprises privées, le processus d’appels d’offres est souvent négligé. Il vous donne pourtant l’occasion de vous assurer que vous choisissez l’entreprise qui correspond le mieux à vos besoins et qui sera en mesure de réaliser vos projets rapidement et efficacement. Sélectionnez l’entreprise qu’il vous faut selon des critères prédéfinis et gagnez du temps. Nous vous expliquons en quelques étapes comment préparer un appel d’offre dans le cas d’une conception ou d’une refonte de site internet ou boutique en ligne.
Un appel d’offres est une procédure par laquelle une entreprise ayant besoin d’un service, d’un produit ou d’une prestation demande à différents fournisseurs de lui faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à une requête détaillée (cahier des charges).
L’entreprise peut ensuite évaluer les différents prestataires et choisir celui qui représente le meilleur choix en fonction des différents critères établis dans le cahier des charges.
Traditionnellement utilisés par les agences gouvernementales et les grandes entreprises, les appels d’offres ont pourtant fini par se tailler une place dans le domaine privé. Lorsque vous souhaitez connaître les meilleures options qui s’offrent à vous pour la création ou la refonte de votre site web, ils constituent le meilleur moyen d’identifier le studio ou l’agence qui répondra le mieux à vos besoins.
Votre appel d’offres sera évalué par les professionnels du domaine concerné. Plus vous leur fournirez des informations précises, plus ils seront en mesure de vous offrir une réponse détaillée et appropriée. C’est pourquoi on vous conseille de faire participer tous les membres stratégiques de votre équipe à la rédaction d’un appel d’offres. En effet, si un membre de chaque département vérifie la partie portant sur sa spécialisation, le résultat sera un document complet et précis, qui couvre tous les aspects de votre projet.
La première section de l’appel d’offres a pour objectif de vous présenter auprès de vos potentiels prestataires. Il est d’usage d’introduire l’entreprise en résumant son historique, en expliquant sa raison d’être (mission) et en énumérant ses valeurs (pensez à la page À propos d’un site web !).
Vous devez ensuite indiquer les raisons de la refonte ou création web. Peut-être votre site web est-il lent ou désuet ? Peut-être qu’il ne correspond plus à vos attentes ? Avez-vous besoin de moderniser votre univers graphique et votre image de marque ? Désirez-vous vous lancer dans le eCommerce ou augmenter vos ventes actuelles ? Vos motivations sont très souvent liées à vos objectifs. Or, il y a de fortes chances que ceux-ci influencent certains aspects techniques de la refonte web.
Dans quelle situation se trouve votre entreprise présentement ? Connaît-elle une période de croissance, de transformation, de changement ? Il est essentiel de donner ces informations à vos futurs candidats pour qu’ils aient conscience de l’enjeu que représente la création ou la refonte du site web pour le futur de votre entreprise.
Les objectifs souhaités pour la refonte de votre site web doivent être établis stratégiquement. Voici quelques exemples d’objectifs qu’on retrouve couramment dans les appels d’offres destinés aux agences web :
Rappelez vous que la liste de vos objectifs doit être exhaustive, puisqu’elle sera la ligne directrice du développement de votre site.
La seconde partie de votre appel d’offres vise à lister les éléments ou les services qui seront requis du fournisseur choisi. Le terme de refonte et ce qu’il entend peut être vague; il est donc important d’établir les responsabilités dont chaque partie a la charge. Pour la création d’un site web, ces responsabilités peuvent être :
Un appel d’offre doit contenir un échéancier qui débute à partir de la date d’envoi aux prestataires, jusqu’à la date de réception des candidatures. L’échéancier de la création ou de la refonte du site comporte habituellement les étapes suivantes :
Afin de vous assurer de sélectionner l’agence qui correspond le mieux à vos besoins, vous devez préciser les fonctionnalités souhaitées pour votre site web ou boutique en ligne.
Les prestataires seront ainsi en mesure de saisir l’ampleur du mandat et pourront vous donner plus de détails à propos de leurs expertises et de leur capacité à combler vos attentes. Parmi les fonctionnalités détaillées, on compte :
Une section de votre appel d’offres doit être consacrée aux références de vos prestataires, c’est-à-dire que vous devez énumérer les informations qui doivent être incluses dans l’offre de service de vos potentiels fournisseurs. Cette partie sera l’occasion pour les candidats de se présenter et de témoigner de leurs compétences pour répondre à vos besoins. Les informations que vous devez demander sont :
Votre appel d’offres est enfin prêt, vous n’avez plus qu’à le diffuser. Mais comment savoir à qui l’envoyer ? Pour identifier vos fournisseurs potentiels, vous devrez commencer par faire une présélection des candidats, en priorisant ceux qui vous semblent les plus susceptibles de répondre à vos besoins.
Généralement, un premier coup d’oeil à la page d’accueil du site web d’une entreprise suffit pour comprendre son champ d’expertise. Si votre refonte web concerne des éléments de design graphique, comme la tonalité de couleurs, les typographies, le style ou l’ambiance, tournez-vous vers une agence spécialisée dans le design, dont le site web vous fera dire « wow ! » dès le premier coup d’oeil.
Si vous souhaitez vous lancer dans le commerce en ligne, envisagez plutôt de faire affaire avec un studio ou une agence qui maîtrise les plateformes eCommerce et qui pourra vous proposer des solutions clé en main, en plus de vous former à la gestion de votre boutique. Enfin, si vous avez un penchant pour les sites web aux intégrations dynamiques, vous devriez travailler avec un studio spécialisé en intégration technique et programmation pure et dure.
Évidemment, rien n’exclut que d’autres agences puissent satisfaire vos besoins; certaines entreprises sont très polyvalentes ! Par contre, sélectionner vos prestataires en fonction de vos besoins vous permettra d’éliminer les entreprises qui se mentionnent pas les expertises nécessaires sur leur site web.
En plus des recherches que vous effectuez vous-mêmes, vous pouvez utiliser le site des Agences Web du Québec, qui répertorie toutes les agences de la province en fonction de leur champ d’expertise. Ses différents filtres de recherche vous feront gagner du temps pendant la sélection de prestataires potentiels.
Vous devez à présent choisir les plateformes via lesquelles diffuser votre appel d’offres.
Si vous êtes une entreprise publique, vous devez vous soumettre à la réglementation encadrant votre processus d’appel d’offres et diffuser sur le site de SEAO.
De manière générale, vous pouvez envoyer votre appel d’offres par courriel, le diffuser sur des sites spécialisés ou l’afficher sur les réseaux sociaux. Des sites tels que le Grenier aux Nouvelles peuvent également vous servir de vitrine, mais conviennent plus particulièrement aux grandes entreprises.
Vous pouvez également vous rendre sur B2B Quotes, où vous serez mis en relation avec des fournisseurs qui paient pour obtenir une visibilité sur la plateforme (le site reste entièrement gratuit pour votre entreprise !) Pour les médias sociaux, on privilégiera LinkedIn, qui est parfaitement adapté au recrutement et à la diffusion de contenus professionnels. Facebook constitue également un excellent moyen de rejoindre vos cibles, son nombre d’inscrits en faisant le média le plus utilisé à l’échelle internationale.
Il est maintenant venu le temps de choisir l’entreprise qui remportera votre appel d’offres, celle qui correspond le mieux à vos besoins et à qui vous souhaitez donner votre confiance.
En visioconférence ou par appel, effectuez des entretiens pour clarifier certains points du dossier de candidature et parler de vive voix avec les agences. Il est important de ne pas se limiter aux dossiers de réponses que vous recevrez et d’aller à la rencontre de vos éventuels futurs partenaires. Pour vous préparer à l’entrevue, il est préférable d’avoir avec vous :
Composée des critères d’évaluation, de la valeur attribuée à chacun des critères et d’un espace pour vos commentaires, la grille constitue l’outil ultime pour prendre votre décision. Vous pourrez évaluer chacun des points ci-dessous et noter chaque critère selon la valeur que vous lui aurez au préalable attribuée.
Vous voilà maintenant prêt à rédiger un appel d’offres attrayant et méticuleux, et à recevoir des candidatures pertinentes en retour ! On le rappelle, prévoir du temps pour constituer cette démarche est un excellent moyen de s’assurer de trouver un prestataire qui saura répondre à vos besoins et ceux de votre projet web. Grâce à votre évaluation, vous pourrez choisir le studio ou l’agence qui sort du lot et qui constitue le match parfait pour votre projet d’affaire.
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