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1) Premièrement, vous organisez un événement récurrent ou un événement ponctuel  ?

Pour un événement récurrent, qui reviendra d’année en année, je recommanderais de créer un branding propre à l’événement. Cela signifie de créer un caractère unique et distinctif à votre événement que les participants potentiels pourront reconnaître.  Ce peut être un slogan, un logo, une accroche ou même une mascotte qui permettra à votre cible d’identifier rapidement votre événement et de l’associer à la qualité de l’activité qui s’y rattache.

Voici quelques exemples assez éloquents :

Le légendaire bonhomme Carnaval nous permet de reconnaître très rapidement le Carnaval de Québec. Le succès de cette mascotte est tel qu’il n’aura même pas été nécessaire de lui donner un nom très officiel  (Bonhomme !).

 

Les Jeux Olympiques. Les jeux Olympiques ont vu le jour 1896 et le logo formé par les cinq cercles est apparu autour de 1932. Différentes variantes ont été vues au travers les années, mais l’enchaînement est toujours le même et c’est ce qui nous permet de le reconnaître si facilement.

Festival juste pour rire. Ce petit monstre vert a un branding très fort ! La majorité d’entre vous l’aurait reconnu sans même la présence du logo.

 

 

Juste pour rire a fait très peu (voire pas du tout) de changement à son personnage au fil des années et c’est ce qui lui confère ce caractère si distinctif ! Nous le reconnaissons et l’attribuons tout de suite à la bonne cible.

Donc à moins de vouloir faire prendre un virage complètement différent (ce qui peut s’avérer risqué), des changements mineurs sont à prévoir au logo de votre événement.  Lorsqu’on parle d’un événement répétitif, le nom ou le titre de ce dernier doit être simple et clair. Il restera dans la tête des participants potentiels plus longtemps et c’est le but recherché.

Dans le cas d’un événement ponctuel qui est appelé à revenir seulement une fois… la seule limite pour l’image de ce dernier est votre imagination. Soyez créatif, soyez fou !  Le titre auquel vous avez pensé pour votre événement n’est pas conventionnel (attention aux contraintes linguistiques) mais vous l’adorez pour son originalité ? Lancez-vous sans crainte !

Comme votre événement a une date d’expiration et que le nom de ce dernier n’est pas forcé de rester en tête des participants pendant plusieurs années, le nom de votre activité permet seulement de créer un buzz (étape 2) donc, vous pouvez vous permettre d’oser !

2) Comment créer le buzz autour d’un événement

C’est à cette étape-ci que l’usage des médias sociaux est utile et favorise la vélocité avec laquelle la promotion de votre événement peut circuler sur internet.

Le choix de la date pour diffuser l’information est à sélectionner avec soins. Pour un colloque, une conférence ou un séminaire, les invitations doivent être lancées environ 3 semaines avant l’événement. Pour un spectacle, un festival ou autre festivité on peut débuter la promotion entre 1 et 3 mois précédents l’événement. Ces semaines ou ces mois qui précèdent l’événement sont cruciaux, vous devez utiliser tous les canaux de communication possible ! Facebook, Twitter, blog. Une fois ces canaux ouverts, alimentez-les et surtout partagez-les !

Note Facebook : Doit-on créer une fan page ou un simple événement ? Dans le cas d’un événement récurrent, il est préférable de créer une fan page, car on pourra l’alimenter au fil des ans, y publier des photos de l’événement, etc. Puis dans le cas d’un événement ponctuel, la création d’un événement facebook sera suffisante. Cette recommandation est théorique et, vous pouvez utiliser un événement ou une fan page pour les deux types d’événements, mais, sachez qu’une fan page demande plus d’implication et donc, de temps.

La qualité de l’activité en soi ainsi que le dynamisme dont vous ferez preuve sur ces fils internet seront vos outils pour avoir une campagne à succès.  Un autre moyen pour quintupler la diffusion de l’information sur internet est de créer un comité web.  Vous sélectionner quelques personnes ayant chacune un réseau différent d’«amis» afin de rejoindre un plus grand nombre de participants potentiels.  L’événement doit être attrayant, attirant et audacieux. On ne le dira jamais assez, l’offre est tellement grande sur le web que si vous voulez attirer l’attention, vous devez user de stratagèmes.

Certaines personnes sont très intuitives sur le web et réussissent à créer un buzz naturel autour d’un événement. La clef du succès réside dans votre capacité à mettre en évidence les qualités et les forces de votre événement. Vous avez 4 conférenciers vedettes par exemple ? Prenez le temps de les dévoiler un à un en alimentant des fils de discussion sur twitter afin d’impliquer les participants potentiels  et de les inciter à deviner vos vedettes ! L’engouement que vous créez ainsi motivera les gens qui vous suivent à partager vos « scoops » que vous dévoilerez au fil des semaines.

Un petit détail à ne pas négliger lorsqu’on fait la promotion d’un événement sur le web est la méthode d’inscription. J’utiliserai simplement cette expression de nos voisins anglophones : «Less is more».  En gros, la procédure d’inscription doit rester le plus simple possible.

 3) Post-mortem

En organisation d’événement, il est capitale de mesurer le succès de vos activités. Il est donc important de récolter les impressions des participants et des membres du comité organisateur.  Ma recommandation est donc de faire un sondage en ligne (nous sommes en 2012 n’est-ce pas ?) pour les participants et une rencontre post-événement avec les membres du comité organisateurs.

C’est le moment de valider tous les aspects de votre activité, date, heure, horaire, conférencier, promotion entourant l’événement, etc.

Puis, comme vos canaux de distribution web sont encore actifs, c’est une bonne idée de boucler la boucle en publiant des photos de la soirée et une invitation à un prochain événement !

 

Sources :

http://www.carnaval.qc.ca/fr/a-propos/traditions/bonhomme-carnaval
http://www.colourlovers.com/blog/2008/08/18/design-and-branding-trends-olympic-games/
http://www.meteorsolutions.com/?fbid=_3F1qnui6bi&wom=true#fbid=aPs0MsqRFDw
http://flyconseils.com/blogue/planifier-evenements-medias-sociaux-1/

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