Tout au long de l’année, mais encore plus durant l’été, les occasions de participer à de grands événements sont nombreuses. Spectacles, festivals, rassemblements, activités sportives: ce ne sont pas les options qui manquent! Mais pour l’organisateur comme pour le participant, un événement implique de nombreux aspects: la programmation, l’achat de billets, l’emplacement, le transport, le stationnement, les diverses annonces ou mises à jour. Ce sont là une foule de détails à communiquer à un grand nombre de gens pour que ledit événement se déroule pour le mieux.

En tant que promoteur/organisateur, comment procédez-vous pour diffuser votre message? En tant que participant, où allez-vous chercher les informations ou vers quel canal de communication vous tournez-vous si vous avez une question et un commentaire?

Et si je vous disais que les médias sociaux peuvent répondre à plusieurs de ces questions?

D’hier à aujourd’hui

Il fut un temps où la seule manière d’avoir tous les détails relatifs à un événement était d’avoir en main le dépliant promotionnel ou d’appeler l’organisation (oui, ça fait longtemps!). En 2019, il est évident que le plupart des événements ont un site web bien à eux où l’on retrouve toutes les informations importantes et que tout cela est beaucoup plus convivial. Mais avec l’avènement des médias sociaux, les participants qui se contentaient auparavant de recevoir des informations diffusées unilatéralement veulent maintenant y contribuer par leurs interventions et leur contenu (questions, commentaires, photos, etc.).

Votre public ne participe plus seulement à votre événement le jour J, dans la réalité, mais également en ligne, où qu’il peut vous questionner, échanger et partager.

Êtes-vous prêts à discuter?

Pour alléger le tout, partons du principe que vous êtes déjà présents sur les médias sociaux. Vous avez donc des gens qui vous suivent et qui ont généralement de l’intérêt envers votre événement, qui y ont possiblement déjà participé ou qui ont l’intention de le faire prochainement. Voici donc quelques trucs qui vous aideront à maximiser votre présence en ligne.

Avant l’événement

Annonce de la programmation 

Logiquement, le tout débute avec l’annonce de votre programmation. Quelques jours avant cette annonce, vous pouvez même diffuser l’information que la programmation avance, qu’elle sera dévoilée bientôt, etc. Cela permettra à vos abonnés de savoir où vous en êtes dans votre préparation et les incitera à vous suivre pour tout savoir.

Diffusion du mot-clic (#hashtag) 

Le mot-clic permettra à vos abonnés de suivre les publications en lien avec votre événement, mais aussi d’en produire à leur tour en l’intégrant aux leurs, qu’il s’agisse de Twitter, Facebook ou Instagram. Il est fortement conseillé d’indiquer le mot-clic que vous aurez choisi dans votre texte de description sur chacun des réseaux sociaux sur lesquels vous êtes présents, afin que les usagers sachent que c’est celui que vous avez retenu. Enfin, faites quelques vérifications d’usage avant de finaliser votre choix. Le mot-clic retenu doit être court, précis, facile à retenir et surtout de pas porter à confusion avec d’autres sujets/événements auxquels il pourrait être rattaché.

À titre d’exemple, sur Twitter, le festival Woodstock en Beauce utilisait au début des années 2010 le mot-clic #WEB. Or, il est évident que les tweets de l’événement étaient mélangés, pour ne pas dire noyés, par des tweets en lien avec le web en général. Par la suite, il a été remplacé par le mot-clic #WSEB qui est tout aussi court, mais beaucoup plus distinctif et qui a été adopté rapidement par les abonnés.

Diffusion de la programmation et de contenu en lien avec celle-ci 

Voici une belle occasion d’ajouter de la valeur à votre contenu! Parce que ce n’est pas tout de diffuser de l’information, vous pouvez (et devez) idéalement la bonifier. Quelques pistes : pour un festival musical, vous pouvez partager des vidéoclips ou des performances « live » d’artistes de votre programmation; pour un événement sportif, présentez des portraits des athlètes ou des équipes. L’idée générale est de susciter l’intérêt et de créer l’interaction. Un exemple tiré de la page Facebook  du Festival d’été de Québec qui a lieu durant la première quinzaine de juillet: en voilà qui font un superbe travail côté médias sociaux!

Rappels divers et réponses aux questions 

Fin de la prévente, totalité des billets vendus, changements à la programmation, rappels concernant le transport disponible pendant l’événement; bien que toutes ces informations soient habituellement disponibles sur votre site web, votre présence sur les médias sociaux vous permet de les diffuser en temps et lieux et de répondre aux questions des participants en lien avec celles-ci. D’ailleurs, il est toujours préférable de prendre le temps de répondre aux gens sur vos différentes plates-formes, ne négligez pas vos fans/abonnés en vous disant qu’il s’agit «juste d’une question sur Facebook/Twitter». Si le téléphone de votre entreprise sonne, quelqu’un y répond, non? Il devrait en être de même pour les médias sociaux…

Pendant l’événement

Réponses aux questions et commentaires

Selon l’ampleur de la tâche, il sera peut-être préférable d’avoir une personne entièrement dédiée à la gestion des médias sociaux afin d’assurer la cohérence et le suivi dans les communications. Pendant l’événement, votre présence en ligne devient pour les participants un service à la clientèle ouvert 24 heures par jour, rien de moins! Plaintes et/ou questions sur les conditions météo, l’annulation de spectacles, les heures d’ouvertures, les objets perdus, la disponibilité des billets : toutes les questions sont possibles. Évidemment, vous vous devez alors d’être réactifs et de répondre aux questions rapidement et avec exactitude. Un cas réglé sur les médias sociaux est un cas de moins à régler par téléphone, courriel ou sur place pendant l’événement. Et quoiqu’il arrive, même si vous êtes submergés ou  sous pression, n’oubliez jamais que vous répondez au nom de l’organisation ou de l’événement: restez donc courtois et diplomates dans vos messages.

Partage de contenu exclusif et mises à jour en temps réel

Le « pendant » est la période toute désignée pour partager du contenu privilégié en lien avec l’événement. Vos fans apprécient les photos, les vidéos, les images exclusives du site et des coulisses, c’est là une des raisons pour laquelle ils vous suivent. Il est très facile de nos jours de produire un tel contenu; une photo d’un artiste qui arrive en coulisses, une vidéo d’une performance, le montage de vos installations, vous pouvez partager le tout en un clic pour susciter les réactions. Pensez aussi à publier du contenu sur le déroulement de l’événement en temps réel: mentionnez qu’un artiste est présentement sur scène, que l’équipe A mène le match, que vous avez du soleil sur le site de l’événement ou que le temps d’attente aux entrées est court. Ce genre d’informations est apprécié par les gens participant à l’événement, mais aussi par ceux qui sont en route pour y venir ou même ceux qui ne peuvent y participer, mais peuvent tout de même suivre le tout grâce à vos interventions.

Après l’événement

Partage de contenu et remerciements

C’est le moment de partager le contenu amassé. Vous pouvez créer des albums photos avec des images prises pendant l’événement, demandez aux fans/abonnés d’en ajouter aussi, publier votre bilan ou des articles de médias qui ont fait la couverture de l’événement. Et c’est LE moment pour remercier vos fans. Ils sont vos plus précieux alliés, alors remerciez-les de leur participation. Souvent, il y a affluence sur les comptes médias sociaux (Facebook particulièrement) après l’événement parce que les gens veulent avoir accès au contenu et aux photos. Profitez-en pour faire un petit post-mortem en questionnant les fans sur ce qu’ils ont aimé, ce qu’ils aimeraient pour les prochaines éditions, etc. Il n’y a pas meilleur moyen de prendre le pouls des participants et d’ainsi pouvoir se donner la chance de s’améliorer pour le futur.

Entretien et analyse

Vous devriez idéalement poursuivre l’animation de vos profils médias sociaux, et ce même au terme de votre événement. En effet, si vous avez réussi à fédérer une communauté en ligne, vous avez tout intérêt à l’entretenir jusqu’à la prochaine édition. Ce qui est bien à cette étape, c’est que vous pouvez laisser tomber votre discours plus promotionnel pour forger davantage la « personnalité » en ligne de votre événement. À partir de votre clientèle cible, vous êtes en mesure de trouver le ton juste, le contenu pertinent, le moment idéal pour publier et tous ces petits trucs qui feront qui vous serez encore plus efficace sur les médias sociaux. Les statistiques générées par votre présence sur Facebook entre autres vous permettront également d’analyser la portée de vos actions en ligne et de vous ajuster en conséquence.

Un exemple de l’animation d’une page Facebook une fois l’événement terminé: Les Grammy Awards.

Enfin, bien que cela demande du temps, la promotion d’un événement à travers les médias sociaux peut être extrêmement « payante ». À peu ou pas de frais, vous disposez de plates-formes où vous pouvez diffuser du contenu en direct et rejoindre des millions de personnes. Et surtout, vous pouvez dialoguer avec vos participants et créer un réel échange, ce qui ultimement, vous permettra de vous améliorer et de vous inspirer pour les futures éditions de votre événement.

Maintenant, à vos marques, prêts, écoutez, discutez!