L’été est arrivé! Enfin (on n’y croyait plus)! Les journées s’allongent et on s’émerveille à entendre le bruit des criquets en soirée. Disons qu’après être sortis de ce rude hiver interminable, on est tous très enthousiastes à sortir de notre tanière pour profiter des belles journées ensoleillées.

Et qui dit été, dit vacances pour beaucoup d’entre nous!

Mais avant de quitter pour aller profiter de congés bien mérités en toute liberté, il faut savoir se préparer. Oui, assurer le transfert des dossiers pendant les vacances est une chose, mais, ce n’est pas parce qu’on quitte pour un long congé qu’il faut pour autant délaisser nos plates-formes numériques : oui, on parle ici de votre site Web, de vos médias sociaux, etc.

Comment se préparer?

D’abord, il faut savoir se poser les bonnes questions:

  • Avez-vous un horaire d’été ou modifiez-vous vos heures d’ouverture à l’occasion de la période estivale?
  • Avez-vous prévu faire des promotions particulières pendant la Saint-Jean-Baptiste, la Fête du Canada ou encore pendant les vacances de la construction?
  • Avez-vous mis des actions de communication en place pour vous assurer de nourrir vos médias sociaux malgré votre absence?

Une fois que vous avez la réponse à toutes ces questions, il est temps de passer à l’action.

Quelles sont les actions à mettre en place?

Mettre à jour ses heures de service. Vous avez décidé de prolonger vos heures d’ouverture ou encore de fermer votre bureau le vendredi après-midi pour offrir un horaire d’été à vos employés? Assurez-vous de mettre vos horaires à jour sur l’ensemble de vos plates-formes (Google Mon entreprise, Facebook, etc.) ainsi que sur votre site Web.

Planifier ses promotions estivales. Vous avec une boutique en ligne et vous avez prévu faire des promotions spéciales au cours de l’été? Avez-vous informé votre fournisseur de service Web afin que celui-ci puisse être avisé en cas d’afflux de trafic sur votre site? Assurez-vous d’avoir préparé et programmé les publications rattachées à cette campagne. N’oubliez pas de désigner une personne responsable, au sein de votre entreprise, afin de pouvoir suivre la campagne de très près qui pourra aussi agir au besoin. Astuce : veillez à intégrer vos promotions dans votre calendrier de diffusion, ainsi pouvoir suivre vos différentes actions de communication au même endroit!

Assurer une gestion des courriels pendant votre absence. Avez-vous programmé votre message automatique d’absence? Pour assurer un meilleur suivi de vos dossiers, selon le contexte, désignez une personne à contacter en cas de besoin. Vos clients en seront certainement ravis.
Astuce : vous pouvez aviser vos clients en avance en ajoutant une mention à votre signature électronique les informant de votre départ. Bien sûr, même s’il ne s’agit pas d’une plate-forme numérique, assurez-vous d’avoir programmé votre message d’absence sur votre boîte vocale, en indiquant vos dates de vacances et le moment de votre retour (oui, oui, le téléphone fait encore partie de nos vies en 2019, il ne faut pas l’oublier).

Veiller à ce que vos médias sociaux et votre site Web ne tombent pas dans l’oubli en votre absence. Votre site Web a besoin d’amour et de mises à jour régulières et n’oubliez pas que, malgré votre départ, lui continuera d’exister et de demeurer la vitrine et, dans bien des cas, la porte d’entrée de votre entreprise. Il ne faut surtout pas le négliger. Vous avez un blogue? Assurez-vous de rédiger quelques articles avant votre départ en congé, vous pourrez ainsi programmer une série de publications sur Facebook, l’occasion de faire d’une pierre deux coups et de nourrir vos outils de communications pendant votre bain de soleil. Personne ne remarquera votre absence.
Astuce: assurez-vous de mettre un calendrier de diffusion en place et programmez l’ensemble de vos publications sur les médias sociaux, à l’avance. Vous pouvez même programmer des envois d’infolettres avec Mailchimp.

Un dernier conseil: apprenez à déléguer. Trouvez, dans votre entreprise, une personne de confiance qui pourra veiller à ce que vos plates-formes numériques puissent être mises à jour et nourries pendant votre absence. Si votre calendrier de publications et médias sociaux est clair, elle n’aura qu’à en assurer la mise en place. Idéalement, il faut aussi prévoir une personne pour pouvoir répondre aux commentaires et aux messages reçus.

 

Ce petit aide-mémoire sera en sorte un outil pour vous permettre de partir l’esprit tranquille (oui, c’est parfois difficile de décrocher).

Alors tout est fait? Vous êtes prêts?

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter les plus merveilleuses vacances!

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